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企业管理:经验中看管理时间
查看:40  发稿日期:2020/10/12 17:03:27


在看到罗伯特-清崎《穷爸爸-富爸爸》时,对时间管理这一概念有了一个全新、深入的认识,至此以后工作过程中也在做时间管理的思考。

每个人在工作都是有时间的,而且时间的弹性不是很大,顶多你不吃不喝不睡,一天也就24小时,何况没有人一直这样,所以对现有时间的充分管理是唯一提高效率的途径。时间的管理也表现个人的素质。

从企业老总到一线工人,我们都在工作,由于职位的不同,从事的工作就不一样,但对自己工作时间的管理是相通的。这里我们讨论作为管理人员需要注意的时间上的协调和控制。

管理人员从事工作很明白了–从事管理性质的工作!但是所有管理者在从事管理工作吗?不是,绝大多数管理者在工作中被所谓管理的工作但却不是管理的工作困扰着。

要有效地进行时间管理,管理者必须了解自己面对的是一个由不同管理时间构成的时间管理体系:

第一、哪些需要与上司沟通?哪些是要完成上司安排的工作;

第二、哪些是要协调处理和自己同职位等级同事的工作;

第三、哪些是自己想出需要做的工作;

第四、哪些是控制、协调自己控制范围下属的工作;

第五、剩下是管理者自己的自由时间。

在这个五部分时间中,所花的精力比重和时间比率应该是:

第一、与上司沟通并完成上司的工作,这部分是管理者工作的重中之重,是工作目标的明确性,以及随时从上而下更高位置去审视全局工作,利于后面工作整体布局。

因此所占精力比重在50%,时间比率30%。(做正确的事)

第二、协调处理同僚的工作,这部分工作对整个企业各部分不同线上工作耦合加强。对企业发展起到长期的平衡作用。

所占精力比重15%,时间比率为15%。(正确的事获得支持)

第三、自己想出或同意做的工作,这个是利于个人主观能力的展现,是企业任何人都要具备的素质,也是也是企业永保青春不断创新发展的动力。

所占精力比重30%,时间比率为20%。(工作中创新)

第四、对所有下属乃至整个自己控制范围的工作监控、工作协调,这部分工作是对下属工作乃至整个可控范围工作开展的执行情况的控制。也是管理中最容易乱的部分。这部分工作表面看来好象是每个管理者的主要工作,是占用时间最长的工作,其实情况不是这样的,因为绝大多数的管理者把时间花在了处理些所谓主要工作其实是可以避免的不属于自己的工作。而且花费这些时间也没有意义。这个问题我们在下面做详细具体的分析和解释。

这部分工作所占精力比重20%,时间比率为20%。(顺利执行)

第五、剩下是管理者自己的自由时间。自由时间越多越代表管理者的精明,但是前提把以上工作做好的情况下。

自由时间越多越好。(增加自由休闲的机会、增加学习其他业务技能的机会、增加为其他部门的核心业务工作提供支持机会)

好的,经过以上的讨论我们大家都会看到有些与实际中好多不一致的地方,为什么呢?

我们实际工作是不是第二种和第四种工作占了大部分的精力和时间,尤其是第四部分时间。

下面我们做进一步分析:

大部分的管理者几乎没有意识到自己做了许多别人应该自己解决的问题,从导致自己整日忙碌,部分管理者具有“烈士情结”,成就感来自“忙得一塌糊涂”,办公桌上文件堆积如山,电话不断,从一个会场奔向另一个会场……,此类管理者在工作价值的判断上,往往将苦劳等同于功劳,将活动等同于成效。常常向同事、朋友、家人炫耀自己的工作是多么繁重,也常常将别人的工作拿来做。部分管理者具有“完美情结”,而下属的工作往往在某些方面达不到管理者的期望。于是便亲自出马,事必躬亲。如此必然阻碍下属的创意发挥和成长进步;久而久之,下属的依赖性越来越强,自己的任务也不经意间推给上司去解决。还有部分管理者具有“权力情结”,对权利控制欲望强烈,对下属授权不够。下属权责不相适应,履行职责却没有相应的权力。这样下属只能充当执行的机器,即使处理职责范围内的问题也需不断请示,或者干脆将本该自行解决的问题移交上司去解决。(这段分析中部分词语借鉴某评论员词句)

我们举个例子:

一日你在布置任务时,有一件重要而紧急的工作,大家都很忙。你说到:“小李,这两天把北方汽车的XX流程问题解决一下。”,李:“我手头的有工作在做,老总给的,估计两周也完成不了。没有时间呀。” 你怎么想呢?工作矛盾。

1.你可能说:“哦。这样呀,那你手头的工作能给别人做一下嘛。”

2.或者你会说:“好吧,等你忙完了,再说吧”

3.你也可能说:“好吧,那我再想办法了”

若我们在安排任务是得到的小李回答是:“北方汽车的流程问题呀,3分种我回答你。”

1.三分种内小李去和其他人协调,真的协调好了。北方汽车的工作他接下来了。

2.三分种内小李去和其他人协调,没有协调成功。但是又和老总沟通自己原来的工作是否可以延迟两天……,北方汽车的工作他接下来了。

3.三分种内小李规划了自己的现有工作。北方汽车的工作他接下来了。并不影响现有工作进度。

4.三分钟内小李查了一下问题并笑到:这个问题不用很长时间,若给小张,只需10分钟。

5.三分钟……

三分钟可以做好多事情,为什么我们不调动所有下属的主观能动性?为什么属于我们的下属的三分种的工作我们管理者要自己接下来?导致最后类似任务多如牛毛,甚至自己工作乱七八遭。工作中往往使管理者疲于应付,失去了自由支配时间,陷入恶性循环:尽管忙乱不堪,却由于做了大量本该下属完成的工作,忙而无效。

本该下属做的事情,管理者可以提供指导和帮助,但绝不能代劳,即不要替下属做那三分种的工作,也不要替下属想那三分种的工作。让整个团队形成一种富有主观能动的、有生命力的良性发展氛围。